Переезд архива
Любое предприятие обязано в ходе своей деятельности оформлять и хранить в установленном порядке определенные виды документов. Документы могут храниться в архивах предприятия от одного года до 75 лет, а это значит, что в случае переезда фирмы или организации ей следует подумать и о транспортировке своего архива. Качество этой услуги должно быть на высоте - потеря одного ценного архивного документа может грозить предприятию огромным штрафом.
Переезд архива – сложный многоэтапный процесс, связанный с большим количеством технических трудностей и нюансов. Чтобы переезд прошел без проблем, его планирование должно быть заблаговременным. За это время нужно найти соответствующий транспорт, тщательно подготовить мебель и документацию или обратиться за помощью к профессионалам.
Чтобы доставить все архивные документы в целости и сохранности понадобятся коробки и ящики среднего размера из прочного материала. Документация в хронологическом порядке аккуратно складывается в коробку, пустые места заполняются мягким упаковочным материалом. Все коробки маркируются для того, чтобы на новом месте можно было быстро расставить все по местам. Для защиты документов от механических повреждений, пыли и влаги можно дополнительно упаковать коробки в полиэтиленовые пакеты или стрейч-пленку.
Подготовка мебели архива к транспортировке отнимет немало времени и усилий, если делать все самостоятельно. Особенно трудоемким будет процесс погрузочно-разгрузочных работ. Вес у коробок с архивными документами часто бывает неподъемным для офисного сотрудника. Чтобы не думать о трудностях во время переезда, можно обратиться к профессионалам в сфере грузоперевозок и заказать переезд архива «под ключ».
В этом случае компания самостоятельно решит все вопросы по упаковке и транспортировке документов и мебели. Погрузочно-разгрузочные работы выполнят профессиональные грузчики, что ускорит процесс загрузки. Компактно и аккуратно упакованные и сложенные вещи сэкономят место в транспорте. Правильно подобранный автотранспорт сможет маневрировать даже в таком мегаполисе, как Москва, а ранний выезд сократит время транспортировки. Для перевозки архива чаще всего используется автомобиль Газель 9 м³. Его маневренность позволяет сделать процесс переезда оперативным. После расстановки мебели и документов на новом месте компанией может быть произведен вывоз и утилизация мусора. Если доверить переезд архива профессионалам, клиенту останется только насладиться результатом их работы.
Переезд архива поэтапно:
- аренда подходящего транспорта;
- подготовка упаковочного материала;
- составление перечня перевозимой документации;
- тщательная упаковка архивных документов;
- маркировка документации (позволяет сохранить архивную последовательность);
- демонтаж и упаковка мебели;
- погрузочно/разгрузочные работы;
- транспортировка до конечного пункта;
- распаковка и сборка мебели на новом месте;
- распаковка и расстановка документации;
- вывоз и утилизация мусора.
Чтобы подстраховаться и не переживать, что какой-то важный архивный документ может потеряться некоторые компании предлагают оцифровать все документы и перенести всю информацию на электронные носители. Но если вы доверите переезд проверенной компании, в этом не будет необходимости. Ответственность на каждом этапе, бережное отношение к документации и соблюдение конфиденциальности вам гарантировано.
Планируете переезд архива? С нами любой переезд - это просто.